Prinsip Organisasi-Manajemen Proyek


BAB I

MANAJEMEN PROYEK

1.1 Pengertian

Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni unruk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajemen mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan – pekerjaan itu sendiri.

Manajemen memang mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi definisi tersebut memberikan kenyataan kepada kita bahwa kita berutama mengelola sumber daya manusia, bukan material atau financial. We are managing human resources. Selain manajemen mencakup fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusun personalia (penarikan, seleksi, pengembangan pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasai, kepemimpinan, integritas, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.

Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Seperti yang dikemukakan oleh Stoner ebagai berikut :

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Dari devinisi diatas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses bukan seni. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan dan keterampilan pribadi. Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan keahlian atau keterampilan khusus mereka. Harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.

Proses tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengwasan.

1.2 Unsur-Unsur Manajemen

Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem Fungsi dan efektifitas sistem dalam usaha maencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur tehadap tujuan yang telah ditentukan.

ü Bersifat Dinamis

Sistem menunjukan sifat yang dinamis, dengan prilaku tertentu. Prilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output ).

ü Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya

Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.

ü Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

ü Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagiannya.

ü Mempunyai Keterbatasan

Disebabkan oleh factor luar dan dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan factor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.

1. Siklus dan Proses system

Aspek penting dari pendekatan system terletek pada siklus system dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama system masih aktif.

ü Penahapan Dalam Siklus Sistem

Proses mewujudkan sisrtem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus system berhenti berfungsi dikelompokan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominant.

1. Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Dalam rangka mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik, maka perlu penilaian menyeluruh terhadapsistem yang bersangkutan. Yang dinilai adalah karakteristik system yang dijabarkan sebagai parameter, spesifikasi,dan criteria terhadap biaya yang diperlikan. Siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode siklus system, yaitu dari penelitian dan pengembangan, desain engineering, manufaktur dan kontruksi, sampai pada opersai atau produksi atau utilisasi dan pemeliharaan.

BAB II

ORGANISASI PROYEK

2.1. Konsep Organisasi

Bentuk lain dari pembagian atau pengelompokan teori-teori organisasi adalah konsepsi prespektif yang ditemukan oleh Edgar Huse dan James Bowditch. Pada aslinya konsep perspektif ini digunakan kelompok manajemen didekati dari teori system. Akan tetapi inti pembahasannya dapat dipergunakan pula untuk bahasan-bahasan organisasi.Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut.

Prespektif I

Intinya sama dengan paham tradisional yang melihat organisasi atau manajemen dari prespektifrancangan yang berstruktur. Aliran-aliran prespektif ini hanya memikirkan isu-isu tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang seharusnya dijalankan , siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, dan gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan.

Ada tiga komponen yang mempunyai sejarah, yaitu :

1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi.

2. Aliran struktural.

3. Aliran manajemen ilmiah.

Aliran Prinsip Universal, berpijak pada pendapat henri Fayol yang menyatakan bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :

ü Adanya pengembangan kerja

ü Adanya otoritas dan tanggung jawab

ü Adanya disiplin

ü Adanya kesatuan komando

ü Adanya kesatuan pengarahan

ü Adanya system pengkajian

ü Adanya sentralisasi

ü Adanya jenjang pengawasan

Aliran Strukrural, berdasarkan pondapat dari Max Weber, organisasi suatu tatanan birokrasi yang berstruktur yang melangsungkan kegiatannya sesuai dengan aturan-aturan.

Aliran Manajemen Ilmiah, yang dipelopori oleh Frederick W Taylor memberikan lebih banyak penekanan pada pengukuran kerja yang dilakukan oleh para pekerja dibandingkan dari prinsip-prinsip organisasinya sendiri.

Prespektif II

Huse dan Browdrich menanamakan prespektif ini dengan aliran pekerjaan (work-flow). Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional. Adapun cirri-ciri dari riset operasional ini antara lain :

ü Melakukan formulasi persoalan

ü Menyusun konstruksi model matematis untuk menampilkan suatu system yang sedang dipelajari

ü Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun tersebut

ü Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang ditarik model tersebut

ü Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan yang diambil

ü Mengambil kesimpulan itu untuk melaksanakan implementasi

Prespektif III

Prespektif ini dinamakan prespektif kemanusiaan (the human prespective). Pandangan pemikiran dalam prespektif ini ialah menekankan bahwa unsur manusia dalam setiap kerja kelompok dirasakan lebih penting dari pada sekedar struktur dan hirarki yang membentang pada setiap jajaran organisasi.

Ada tiga unsur yang menonjol sebagai komponen dari perspektif kemanusiaan ini. Ketiga komponen itu antara lain :

1. Aliran Hubungan Kemanusiaan ( Human Relations School )

2. Aliran Pengembangan Organisasi ( Organizational Development School )

3. Aliran Pemikiran Multidimensional ( The Multidimensional Theorists )

2.2 Prinsip – Prinsip Organisasi

Ciri-ciri organisai yang baik :

1. Adanya tujuan yang jelas.

2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang.

3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi.

4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi

5. Adanya struktur organisasi.

6. Adanya jaminan jabatan tersebut.

7. Adanya koordinasi.

Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan dari pendapat para tokoh manajemenmodern adalah sebagai berikur :

1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, prinsip).

2. Manajemen harus sistematuk, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati.

3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.

4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja tehadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.

2.3. Bentuk-Bentuk Organisasi

Agar proses diatas berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut :

ü Macam-macam pokok kegiatan organisasi

ü Pembagian menjadi kelompok atau subsistem

ü Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan

ü Pengaturan kerjasama, jalur pelopor, dan komunikasi, meliputi jalur vertikal dan horizontal

Bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area,, dan matriks.

2.3.1 Organisasi Fungsional

Disebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki strutur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :

ü Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan

ü Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

ü Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal.

ü Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana.

ü Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.

Keuntungan-keuntungan organisasi fungsional :

ü Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan.

ü Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.

ü Konsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.

ü Penggunaan sumber daya yang efisian sebai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang.

ü Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan mutu produk.

Kesulitan yang Dihadapi

Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur fungsional ditujukan untuk menangani kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan diklasifikasi. Kesulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur fungsional, ialah :

ü Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing-masing bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh.

ü Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan, hal ini memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan urgensi.

ü Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi.

ü Kurangnya jalur komunikasi horizontal.

2.3.2. Organisasi Produk dan Area

Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menagani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilaman perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional.

2.3.3. Organisasi Matriks

Bila struktur organisasi mempunyai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertical, maka pada organisasi matriks disamping jalur formal vertical terdapat pula jalur formal horizontal.

2.3.4. Organisasi Proyek

Telah disebutkan sebelumnya bahwa organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan. Adapun unsur-unsur konsep manajemen proyek yang berkaitan erat dan perlu dicerminkan dalan struktur organisasi berkisar pada :

a. Arus vertical disamping horizontal

b. Penaggung jawab tunggal atas terselenggaranya proyek

c. Pendekatan dalam perencanaan dalam implementasi

Pendekatan yang diperlukan untuk membahas struktur organisasi proyek dalam dengn mengindentifikasi dan menganalisis struktur organisasi yang digolongkan menjadi :

a. Organisasi proyek fungsional ( OPF ) dengan variasinya, yaitu organisasi proyek koordinator ( OPK ).

b. Organisasi proyek murni ( OPMi )

c. Organisasi proyek matriks (OPM )

Kelemahan atau kekurangan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukan. Sebagai contoh, tidak menunjukan seberapa besar wewenang dan tanggung jawab setiap manajerial, tidak menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi.

Klik disini untuk download gratis buku-buku teknik kimia.